KERANGKA ACUAN / TERM OF REFERENCE (TOR)

PENGADAAN JASA PEMBACAAN METER PDAM TIRTA KHATULISTIWA

1. LINGKUP PEKERJAAN (SCOPE OF WORK)

Lingkup layanan dalam program jasa pembacaan / pencatatan meter air dan menejemen data ini adalah untuk sekitar 100.000 (seratus ribu) pelanggan PDAM Tirta Khatulistiwa di Kota Pontianak.

2. HASIL KERJA (DELIVERABLES)

PENYEDIA JASA harus menyediakan pelayanan jasa pembacaan meter pelanggan dan manajemen data sebagai berikut:

a. data hasil pembacaan final meter pelanggan PDAM Tirta Khatulistiwa yang siap untuk dijadikan tagihan kepada pelanggan PDAM Tirta Khatulistiwa sesuai format dan batas waktu yang ditentukan. Data tersebut berupa : stand meter pelanggan, foto meter pelanggan, foto properti pelanggan, dan informasi tambahan tentang kondisi meter atau pelanggan jika ada, sesuai ketentuan yang diberikan PDAM Tirta Khatulistiwa.

b. alat kerja untuk pembacaan meter berupa pesawat telepon genggam smartphone (handheld) yang memiliki fungsi kamera.

c. aplikasi perangkat lunak (software) di handheld untuk akuisisi data dan transfer data.

d. aplikasi database untuk manajemen data hasil pembacaan meter pelanggan.

e. aplikasi perangkat lunak sebagai interface untuk menerima/mengirim data dari/ke PDAM Tirta Khatulistiwa.

f. database server untuk keperluan manajemen data.

g. karyawan untuk melaksanakan layanan pembacaan meter pelanggan dan manajemen data dengan pertimbangan bahwa karyawan tersebut dapat menjaga citra dan nama baik PDAM Tirta Khatulistiwa.

h. layanan pelanggan yang berkaitan dengan pembacaan meter.

i. pembacaan ulang jika terjadi kesalahan yang disebabkan oleh karyawan

PENYEDIA JASA.

PENYEDIA JASA harus sanggup memulai pekerjaan pembacaan meter pelanggan dan manajemen data dalam waktu 2 (dua) bulan sejak kontrak ditandatangani.

3. URAIAN PEKERJAAN

a. Melakukan pembacaan meter pelanggan dan manajemen data pelanggan secara akurat sesuai jadwal pembacaan yang telah ditentukan menggunakan Handheld.

b. Melaporkan setiap informasi temuan dan kondisi meter pelanggan di lapangan sesuai kode yang ditetapkan serta laporan lainnya (kebocoran jaringan, indikasi ilegal, keluhan pelanggan, dll).

4. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PENYEDIA JASA

PENYEDIA JASA diharuskan untuk mengirimkan informasi secara spesifik yang mendukung kinerja pelayanan pembacaan meter pelanggan dan manajemen data pelanggan seperti:

a. Informasi kemampuan, pengalaman, kinerja dan sumber daya.

b. Kualitas personil, peralatan dan fasilitas pendukung untuk jasa pelayanan pembacaan meter.

c. Bersedia untuk melaksanakan penambahan pembacaan meter pelanggan dan manajemen data pada keadaan darurat.

d. Bertanggung jawab terhadap kesalahan akibat pelayanan pembacaan. PDAM Tirta Khatulistiwa secara terbuka akan menerima setiap saran untuk perbaikan baik dalam metode pembacaan dan pengembangan rute pembacaan.

BACA POST : SEGARKAN KEMERDEKAAN BERPIKIR

5. SPESIFIKASI RINCI

a. Jadwal pembacaan pertama di mulai pada tanggal . . . . . . dengan mengacu pada jadwal pembacaan yang dibuat dan ditentukan oleh PDAM Tirta Khatulistiwa.

b. Hasil pembacaan final harus diserahkan kepada PDAM Tirta Khatulistiwa.

c. PENYEDIA JASA harus selalu memastikan dan memperbaharui rute pembacaan jika menemukan pelanggan baru yang belum tercantum dalam rute baca kepada PDAM Tirta Khatulistiwa.

d. Jumlah pelanggan dalam setiap rute baca tergantung pada pertimbangan geografis, kerapatan perumahan dan pertimbangan lainnya. Semua data pembacaan dimasukkan dalam perangkat baca elektronik (handheld), dan masuk dalam bagian dari manajemen data.

e. Selain pembacaan meter, pencatat meter harus memberikan informasi menyangkut akses baca dan juga penemuan–penemuan yang berhubungan dengan kebocoran, kerusakan meter dll.

f. Pencatat meter harus memastikan bahwa semua meter selalu dapat terakses dan terbaca sesuai dengan jadwal pembacaan. Kondisi cuaca tidak akan menghalangi pencapaian layanan kecuali disetujui secara tertulis oleh PDAM Tirta Khatulistiwa.

g. Validasi/verifikasi/inspeksi kesalahan pembacaan akan dilakukan oleh PENYEDIA JASA, dan hasilnya akan mengacu pada kententuan standar koreksi dari PDAM Tirta Khatulistiwa.

h. PENYEDIA JASA harus berusaha mendapatkan angka pembacaan dengan menghilangkan semua hambatan yang menyebabkan angka pembacaan tidak diperoleh, seperti : tertimbun sampah, daun, dll.

i. PDAM Tirta Khatulistiwa akan mengirimkan rute-rute pembacaan dalam bentuk file elektronik. Semua rute harus diselesaikan dengan batas waktu yang telah ditentukan.

j. Semua perbaikan yang bersifat teknis dan berhubungan dengan meter pelanggan adalah wewenang PDAM Tirta Khatulistiwa. Karyawan PENYEDIA JASA tidak boleh melakukan upaya perbaikan dalam bentuk apapun. PENYEDIA JASA harus segera melaporkan setiap temuan kepada PDAM Tirta Khatulistiwa untuk tindak lanjut.

k. Pencatat meter PENYEDIA JASA harus bersikap sopan, ramah dan akomodatif terhadap pelanggan, agar citra PDAM Tirta Khatulistiwa selalu terjaga dalam pelayanan yang baik terhadap pelanggan.

l. PENYEDIA JASA harus selalu menjaga kerja sama, profesionalisme dan komunikasi yang efektif kepada PDAM Tirta Khatulistiwa dalam semua aspek kontrak dan perjanjian kerja.

m. PENYEDIA JASA harus melaporkan kepada PDAM Tirta Khatulistiwa jika ditemukan meter baru di lapangan yang belum tercantum dalam rute pembacaan .

n. PENYEDIA JASA harus bertanggung jawab untuk mengirimkan laporan lengkap hasil pembacaan, semua kejadian yang dapat mempengaruhi kinerja pembacaan meter pelanggan dan manajemen data kepada PDAM Tirta Khatulistiwa secara tepat waktu, kecuali jika disetujui oleh PDAM Tirta Khatulistiwa. Format untuk pelaporan harus sesuai dengan standar yang ditentukan oleh PDAM Tirta Khatulistiwa.

o. PENYEDIA JASA harus berdiskusi dengan PDAM Tirta Khatulistiwa jika ada perubahan rute pembacaan meter pelanggan dan manajemen data dan harus memastikan bahwa rute pembacaan sesuai dengan yang telah ditentukan oleh PDAM Tirta Khatulistiwa.

6. PERSAYARATAN UMUM DALAM MEMBACA METER

PENYEDIA JASA harus melakukan setiap dan semua tugas sebagai berikut:

a. PENYEDIA JASA menginformasikan dan berkoordinasi terkait teknologi, metodologi dan peralatan (handheld) yang dipakai dalam layanan ini;

PENYEDIA JASA harus bersedia dan mampu untuk menerima dan melaksanakan semua bentuk data, format dan laporan hasil baca yang diberikan oleh PDAM Tirta Khatulistiwa, dan PENYEDIA JASA harus mengakomodasi setiap usulan perubahan teknologi/metodologi, peralatan pendukung jika diperlukan oleh PDAM Tirta Khatulistiwa .

b. PENYEDIA JASA harus bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua pelanggan diperlakukan dengan cara yang sopan dan profesional.

c. PENYEDIA JASA harus mengakomodasi semua permintaan penugasan pembacaan ulang dan cek pembacaan untuk kepentingan akurasi

pembacaan.

d. PENYEDIA JASA harus menunjuk satu orang yang dipercaya dan memiliki kemampuan dan kewenangan sebagai wakil dari PENYEDIA JASA yang bertanggung jawab selama periode kontrak layanan pembacaan meter pelanggan dan manajemen data dengan PDAM Tirta Khatulistiwa.

e. PENYEDIA JASA wajib mempunyai standar kualitas di dalam perusahaan agar dapat memenuhi syarat–syarat yang ditentukan oleh PDAM Tirta Khatulistiwa.

f. PENYEDIA JASA harus memastikan bahwa semua meter pelanggan dalam setiap rute baca dapat terbaca dengan kualitas yang baik.

g. PENYEDIA JASA harus berkoordinasi dan menginformasikan setiap ada usulan untuk meningkatkan layanan, metode dan alat pendukung untuk pembacaan meter pelanggan dan manajemen data kepada PDAM Tirta Khatulistiwa sesuai dengan layanan yang diusulkan oleh PDAM Tirta Khatulistiwa .

h. PENYEDIA JASA harus memastikan memastikan bahwa karyawan pencatat meter memiliki keterampilan, pengetahuan, dan pelatihan dalam layanan pembacaan pembacaan meter pelanggan dan manajemen data secara akurat, aman dan tidak merugikan PDAM Tirta Khatulistiwa.

i. Pada saat melaksanakan tugas semua karyawan PENYEDIA JASA harus bersikap profesional, mengenakan seragam dan kartu identitas yang dilengkapi dengan foto.

j. PDAM Tirta Khatulistiwa berhak untuk meminta PENYEDIA JASA mengganti karyawannya setiap saat jika PDAM Tirta Khatulistiwa merasa tidak puas dengan kinerja karyawan PENYEDIA JASA.

k. PENYEDIA JASA harus bertanggung jawab dan melakukan pengawasan terhadap karyawan dan berkoordinasi dengan PDAM Tirta Khatulistiwa dalam hal: pengaturan tugas kerja, pengawasan dan tindak lanjut pembacaan meter pelanggan dan manajemen data di lapangan, penjadwalan pembacaan, pelaporan dan semua masalah di lapangan yang dapat mengakibatkan tertundanya layanan proses pembacaan.

l. PENYEDIA JASA wajib dan bertanggung jawab untuk menyediakan daftar orang yang ditugaskan sebagai pengawas di lapangan dan dilengkapi dengan alat komunikasi untuk berkomunikasi dengan pengawas lapangan dari PDAM Tirta Khatulistiwa .

m. PENYEDIA JASA harus memberikan tenaga ahli yang diperlukan untuk menjamin kualitas pekerjaan dalam layanan pembacaan meter dan manajemen data.

n. PDAM Tirta Khatulistiwa tidak menyediakan peralatan keras, tenaga kerja, perangkat lunak, sarana transportasi, dan kantor untuk operational PENYEDIA JASA.

7. PERIODE KONTRAK

Periode kontrak adalah 24 (dua puluh empat) bulan. Perpanjangan periode kontrak akan diinformasikan secara tertulis 90 hari sebelum kontrak kerja berakhir berdasarkan penilaian kinerja PENYEDIA JASA selama terikat kontrak dengan PDAM Tirta Khatulistiwa.

8. BIAYA

Seluruh biaya yang timbul akibat pelayanan pembacaan meter pelanggan dan manajemen data ini seperti: biaya operasional, karyawan, pihak ketiga dalam bentuk apapun menjadi tanggung jawab sepenuhnya PENYEDIA JASA. Hal tersebut berlaku juga kewajiban PDAM Tirta Khatulistiwa yang harus bertanggung jawab terhadap semua biaya timbul dari layanan pembacaan meter pelanggan dan manajemen data yang dilakukan oleh PENYEDIA JASA

sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

9. HARGA

Semua biaya yang tercantum akan tetap berlaku selama periode kontrak kecuali jika di tengah masa kontrak pemerintah menetapkan ketentuan upah baru yang lebih tinggi dibanding dengan ketetapan upah pada saat kontrak dibuat. Penyesuaian harga akibat ketetapan upah baru oleh Pemerintah dilakukan dengan mengacu kepada ketetapan upah baru dan struktur biaya PENYEDIA JASA.

10. KENYAMANAN DAN KESELAMATAN PUBLIK

PENYEDIA JASA harus menjamin keselamatan yang komprehensif, termasuk pelatihan karyawan, untuk memberikan lingkungan kerja yang aman sesuai dengan semua peraturan hukum yang relevan dalam rangka keselamatan bagi pekerja, dan masyarakat umum. PENYEDIA JASA wajib mematuhi semua peraturan baik dari PDAM Tirta Khatulistiwa maupun dari Pemerintahan kota .

11. KETENTUAN KHUSUS

A. Struktur data pembacaan dan transfer data

Setiap bulan sebelum periode pembacaan dimulai, PENYEDIA JASA akan menerima semua rute baca dari PDAM Tirta Khatulistiwa secara elektronik. Setiap bulan pada tanggal yang telah ditentukan, PENYEDIA JASA harus mengirimkan file elektronik yang telah berisi hasil pembacaan yang akan digunakan oleh PDAM Tirta Khatulistiwa untuk diproses ke dalam Billing System.

B. Registrasi pengiriman dan penerimanaan data

Semua penerimaan dan penyampaian data harus disertai bukti tanda terima secara tertulis untuk keperluan dokumentasi pada saat inspeksi atau audit.

C. Keakuratan data yang dikumpulkan

PENYEDIA JASA diwajibkan mendapatkan angka pembacaan dalam setiap rute pembacaan, dan harus berusaha untuk mendapatkan angka pembacaan serta melaporkan secara rinci penyebab kegagalan membaca agar hasil pembacaan dan laporan mempunyai akurasi dan kualitas yang baik.

D. Analisa data dan laporan

PENYEDIA JASA harus menyediakan analisa dan laporan berdasarkan dari

laporan personil pencatat meter antara lain sebagai berikut:

· tinggi rendah konsumsi;

· perbedaan data (alamat, nomor meter );

· zero Konsumsi;

· akurasi pembacaan dari pencatat meter;

· efisiensi pembacaan dari pencatat meter;

· temuan–temuan yang berhubungan dengan meter

E. Laporan kesalahan pembacaan

Semua laporan error pembacaan dan kegagalan dalam membaca/mengakses meter pelanggan harus dilaporkan secara jelas, yaitu Root Couse Analisis, Corrective dan Preventive action, sebagai bahan evaluasi PDAM Tirta Khatulistiwa untuk perbaikan yang berkesinambungan.

F. Kualifikasi karyawan

PENYEDIA JASA harus mengirimkan data karyawan ke PDAM Tirta Khatulistiwa paling lama 30 hari setelah penandatanganan kontrak. Data karyawan tersebut menunjukkan bahwa karyawan yang akan melakukan layanan pembacaan meter pelanggan dan manajemen data ini sesuai dengan kualifikasi pekerjaan di setiap posisi dan jabatan, dan juga telah melalui proses verifikasi bahwa karyawan tidak pernah terlibat dalam kriminal dalam bentuk apapun.

Semua karyawan baru diwajibkan untuk memenuhi seluruh persyaratan kualifikasi sebelum menjalankan pekerjaan yang ditugaskan.

PENYEDIA JASA diwajibkan mengirim dokumen dan selalu memperbaharui jika ada perubahan semua hal yang berhubungan dengan paragraf di atas kepada PDAM Tirta Khatulistiwa.

12. KEAMANAN DOKUMEN DAN DATA

PENYEDIA JASA harus setuju untuk menjaga kerahasiaan semua informasi yang disediakan oleh PDAM Tirta Khatulistiwa kepada PENYEDIA JASA berkaitan dengan semua layanan pembacaan meter.

13. KESELAMATAN KERJA

A. Kesehatan dan Keselamatan Kerja

PENYEDIA JASA harus bertanggung jawab terhadap Kesehatan dan Keselamatan Kerja karyawannya

B. Keselamatan

PENYEDIA JASA harus, selalu menggunakan prosedur keselamatan sesuai dengan peraturan yang berlaku, terutama yang berhubungan dengan keselamatan karyawan di lapangan.

PENYEDIA JASA harus menyediakan perlengkapan keselamatan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua pekerjaan sesuai dengan prosedur di atas.

Apabila karyawan atau PENYEDIA JASA melakukan pelanggaran terhadap Paragraf di atas dan mengakibatkan kecelakaan kerja, maka PDAM Tirta Khatulistiwa berhak memberikan teguran dan dapat meminta untuk pemecatan terhadap karyawan yang telah melanggar peraturan kesehatan dan keselamatan kerja, dan apabila terjadi secara terus-menerus, maka PDAM Tirta Khatulistiwa bisa membatalkan kontrak secara sepihak.

C. Keselamatan dan Kesehatan Kerja

PENYEDIA JASA dan karyawannya harus memiliki standard sesuai dengan semua undang-undang kesehatan dan keselamatan yang berlaku. PENYEDIA JASA harus memberikan semua pekerjaannya sedemikian rupa sehingga menjamin keselamatan karyawan yang sesuai dengan peraturan keselamatan kerja.

Hal ini diperlukan bahwa PENYEDIA JASA memahami dan menyanggupi untuk mematuhi semua standar kesehatan dan peraturan keselamatan kerja.

14. PROSEDUR KESELAMATAN KERJA

A. Umum

PENYEDIA JASA harus selalu mematuhi semua prosedur keselamatan dan kesehatan kerja dan bertanggung jawab atas kondisi di mana tempat kerja itu berlangsung sesuai dengan peraturan.

B. Dokumentasi

PENYEDIA JASA harus melaporkan dan mendokumentasikan semua yang berkaitan dengan keselamatan kerja selama periode kontrak, termasuk dokumentasi hasil verifikasi peralatan yang digunakan agar memenuhi syarat dan standar yang berlaku.

C. Inspeksi dan Audit

PENYEDIA JASA harus mengijinkan kepada PDAM Tirta Khatulistiwa untuk melakukan pemeriksaan dan audit kondisi keselamatan kerja yang bersangkutan dan catatan keselamatan kinerja untuk mengukur kepatuhan dengan tujuan keselamatan. Pemeriksaan dan/atau audit tersebut dapat terjadi tanpa pemberitahuan terlebih dahulu.
Penulis Konsultan Pembaca Meter PDAM